GED: O QUE É E POR QUE VOCÊ PRECISA DELE

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A princípio a sigla GED significa Gerenciamento Eletrônico de Documentos. É um sistema construído para gerenciar, armazenar e controlar o fluxo de documentos e informação da sua empresa. Ela permite a automação de processos por meio da digitalização dos seus documentos. Afinal, a gestão de todo esse volume de informação será realizado através de uma única plataforma, fazendo com que seja possível centralizar informações e padronizar processos.

Seus funcionários irão acessar essa base de documentos e informação de maneira ágil, segura e remota. Ela ficará disponível em nuvem, com acesso a qualquer hora, lugar e local. O intuito é acabar com o processo obsoleto de pilhas de papel e reduzir o tempo de localização de informação.

Entenda de uma vez por todas o que é um GED e por que você precisa dele.

JORNADA DE TRANSFORMAÇÃO DIGITAL PASSO A PASSO

Inicialmente o primeiro passo para a jornada de transformação digital é a captura de documentos. O processo como um todo acontece em três etapas:

  1. em primeiro lugar a preparação, que é a higienização e limpeza de grampos e clipes dos documentos;
  2. seguida pela captura das imagens, através de scanners de alta resolução;
  3. e em terceiro lugar, a indexação, ou seja, a ordenação em forma de índice.

Uma vez realizada toda a digitalização do acervo da empresa, é hora de configurar o sistema para utilização. É possível configurar perfis de usuários de modo que existam níveis de acesso às informações. É possível ainda, controlar se algum usuário terá acesso, por exemplo, a edição ou apenas visualização de algum documento. Lembrando que todo o histórico de acesso ficará gravado no sistema, sendo possível realizar o rastreio de quem teve acesso bem como verificar se o mesmo foi editado. Afinal, o acesso ao sistema se dá mediante login e senhas previamente configuradas.

BENEFÍCIOS DE UM GED

De modo geral os benefícios de um sistema GED são:

  • Rastreabilidade:
    histórico de acessos salvos em qualquer documento e em qualquer atividade.
  • Melhor aproveitamento do espaço físico:
    os documentos originais podem ser realocados ou destruídos após a digitalização.
  • Atemporalidade:
    a digitalização produz arquivos no padrão PDF/A, que de acordo com norma ISO 19005, é o melhor formato para arquivamento de longo prazo de documentos eletrônicos.
  • Disponibilidade facilitada:
    acessado via navegador padrão, ou seja, não precisa de instalação prévia.
  • Segurança:
    toda a estrutura necessária está em nuvem, em um ambiente controlado e com back-up.
  • Versatilidade:
    seja qual for o seu negócio, é possível se beneficiar com o uso do GED.
  • Aumento da produtividade:
    o aumento da produtividade, agiliza a tomada de decisões. O sistema disponibiliza acesso simultâneo, ao mesmo documento à vários profissionais. A redução do tempo de busca e o acesso rápido às informações certamente serão de grande contribuição para a sua empresa.
  • Mais sustentabilidade:
    redução e até mesmo eliminação da demanda de impressões em toda a empresa.
  • Mais economia:
    eliminando as impressões, há menos custo com papel e concomitantemente de arquivamento, além disso não há despesas com infraestrutura, licenciamento ou pessoal.

POR QUE SUA EMPRESA PRECISA DO DOCXPRESS

O docXpress ainda apresenta outras soluções adicionais que podem ser implementadas ao sistema. Elas oferecem meios de compartilhar e autenticar a documentação nele armazenada. O docXpress ainda possui uma solução de fluxo de assinatura, isto é, pode-se, apontar pessoas que assinarão digitalmente o documento por meio dos seus certificados digitais, sejam eles ICP-Brasil ou não. O Fluxo de Assinatura Web ainda enviará avisos aos e-mails dos usuários no momento em que a assinatura da parte for requerida.

O docXpress possui uma interface simples e intuitiva, a fim de facilitar sua utilização. A importação de documentos, a localização e a mesclagem de informações tornam-se dessa forma, processos ágeis e simplificados. No processo de mesclagem é possível acrescentar novas páginas a um documento já existente. É possível ainda, salvar um documento dividindo-o o em partes menores.

Por fim, vimos que a automatização de processos faz parte da transformação digital. Atualmente, várias empresas já se beneficiam deste processo. Ficou interessado?
Para saber mais sobre o docXpress assim como outras soluções descritas neste post, entre em contato conosco para entendermos mais sobre as necessidades da sua empresa.

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