CONHEÇA O CONCEITO PAPERLESS E ENTENDA SEUS BENEFÍCIOS

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A palavra paperless, traduzida do inglês, significa “sem papel”. Porém, existe um conceito usado atualmente por trás do termo. Tornar uma empresa paperless significaria empregar novas tecnologias reduzindo ao máximo a utilização de papel na rotina de trabalho dos funcionários.
Essa mudança além de seguir um fluxo normal da automatização de processos, segue uma necessidade ambiental, modernizando empresas, tornando-as seguras e ecologicamente corretas.

Continue a leitura para entender mais sobre o conceito paperless e entender seus benefícios.

VAMOS CONVERSAR SOBRE ISSO?

Em um estudo realizado recentemente pela Universidade Federal do Paraná, analisou-se importação, exportação, e consumo aparente de papel no Brasil entre 1961 e 2016. O consumo aparente total no período foi de 106 milhões de toneladas, sendo 61 milhões de toneladas de papéis de escrever e imprimir, 24 milhões de toneladas de papéis de uso doméstico e sanitário, e 21 milhões de toneladas de papel de jornal. A curva de consumo aumentou durante o período supracitado devido ao crescimento populacional, porém a partir de 2010, notou-se um declínio no consumo de papel de jornal e no papel de escrever e imprimir.
Segundo o estudo:

“isso pode estar ligado ao fraco desempenho de economia do país e às condições desfavoráveis de emprego e renda, com impactos no poder de compra dos consumidores.”

Conseguimos ver ainda que:

“o consumo per capita desses papéis saltou de cerca de 5 kg.hab-1 .ano-1 em 1961 para 20 kg.hab-1 .ano-1 em 2016, ou seja, um aumento de 4 vezes.”

Já no cenário mundial, conforme o site The World Count, calcula-se que a demanda por papel dobre até 2030, sendo que a indústria do papel é a terceira que mais polui a água, o ar e o solo. Felizmente, muitas empresas já têm retorno quanto a utilização de novas tecnologias para diminuir o uso de papel. O retorno do investimento é observado principalmente na geração de economia no orçamento geral da empresa.

QUAIS OS BENEFÍCIOS DE SER PAPERLESS?

É muito comum vermos gestores com receio de eliminar ou diminuir a utilização de papel no dia a dia da empresa. . Muitas empresas utilizam o antigo modo de gestão por desconhecerem as facilidades e as vantagens que o conceito paperless oferece. Ainda há, de certo modo, uma cultura que valoriza os documentos físicos mais que qualquer outro formato de apresentação  Nesse sentido, faz-se necessário empregar um novo mindset na cultura organizacional da empresa.

Após conhecer os benefícios e vantagens dessa mudança ficará fácil entender o que podemos fazer pela sua empresa.

REDUÇÃO DE CUSTOS

Em primeiro lugar, é fácil entender que quando não se utiliza papel não será necessário adquirir caixas e mais caixas de folha A4. Como consequência, não será necessário gastar com toner e tintas de impressora, muito menos com a manutenção desses equipamentos.

UTILIZAÇÃO DE ESPAÇO FÍSICO

Quando não há impressão de documentos, não há volume de documentos físicos para armazenar. Os documentos que já são existentes podem ser digitalizados e armazenados em nuvem. Dependendo do tamanho da empresa e do seu acervo, salas que antes ficavam ocupadas com papel, terão outra utilidade, como por exemplo, uma expansão na equipe.

FACILIDADE E AGILIDADE NO ACESSO ÀS INFORMAÇÕES

Conforme dito acima, quando se faz necessário digitalizar documentos antigos, eles podem ser indexados e organizados de forma a garantir uma recuperação simples e ágil. Assim, quando alguém precisa acessar algum documento, basta acessar o GED e fazer a busca em simples passos.

SEGURANÇA

Na gestão virtual, os documentos armazenados no GED só podem ser acessados mediante senha e ficam protegidos por criptografia, além de ficar em um ambiente controlado e com back-up. Dessa forma fica garantido a segurança da informação e de quem a acessa. Todo o histórico de acessos também fica gravado junto ao sistema, promovendo uma melhor rastreabilidade.

IMPACTO AMBIENTAL

Por último, mas não menos importante, o impacto ambiental é reduzido. Sem a demanda de papel, não há produção, ou seja, poupam-se árvores, água e rejeitos químicos.

COMO POSSO SER PAPERLESS?

Oferecemos soluções para você e sua empresa começarem sua jornada digital e se tornarem paperless.

Em primeiro lugar, a Debarry – Inovação e Tecnologia oferece serviço de digitalização, que já contempla a preparação, a captura das imagens e a indexação dos documentos. Uma vez digitalizados, os documentos ficarão armazenados em nuvem e serão acessados via navegador padrão, mediante senha e perfil controlado. O Doc.Xpress oferece meios de compartilhar, autenticar e tramitar a documentação nele armazenada. Com o FAW – Fluxo de Assinatura Web, é possível apontar pessoas que assinarão digitalmente o documento por meio dos seus certificados digitais, sejam eles ICP-Brasil ou não. Tudo em meio digital, sem a necessidade de tramitação por malotes.

Para que sua empresa se torne uma Autoridade Certificadora Privada e tenha uma infraestrutura de chaves públicas própria, oferecemos o Signna. Solução que permite a gestão dos certificados digitais emitidos pela sua instituição para próprios entes, colaboradores, funcionários, servidores, fornecedores. Em outras palavras, a sua empresa fica responsável por gerenciar suas próprias políticas e práticas para o uso do documento.

Para saber mais sobre o docXpress assim como outras soluções descritas neste post, entre em contato conosco para entendermos mais sobre as necessidades da sua empresa.

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