COMO DIGITALIZAR DOCUMENTOS: ETAPAS E BENEFÍCIOS DA DIGITALIZAÇÃO

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A digitalização é o processo de conversão de documentos físicos para o formato digital. Em outras palavras, é quando existe um sinal analógico que é transformado em código digital. Para isto acontecer, em primeiro lugar é necessário um hardware, normalmente um scanner ou digitalizadora. Em segundo lugar é necessário um software para fazer a codificação e por fim, há de se escolher onde armazenar o arquivo, seja em um banco de dados ou em um GED. Neste post discorreremos sobre como digitalizar documentos, quais são as etapas e os benefícios da digitalização.

Sabemos que a maioria das empresas têm uma grande concentração de documentos. Ao longo do tempo é comum guardarmos um alto volume de papel e com isso muita informação. Quando essa informação fica registrada em uma folha de papel, não raro acontece de ficarmos reféns de um documento perdido bem como perdê-lo devido a ação do tempo. Trabalhando com muitos documentos de uma só vez é preciso ser bastante organizado para não se perder em um mar de folhas de papel.

Se você está pensando em digitalizar os documentos da sua empresa, existem algumas etapas deste processo que você precisa ter conhecimento. Conforme etapas de gerenciamento de projetos, construímos abaixo o passo a passo do processo de transformação digital para garantir segurança da informação e melhores resultados.

ETAPAS DO PROCESSO DE DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

  1. LEVANTAMENTO

    -levantar e documentar todas as informações necessárias sobre o arquivo que será digitalizado, como por exemplo: volumetria, qualidade, localização, formatos de arquivos (pastas, caixa box, big box, etc) e o tipo de organização que aquele acervo está organizado;
    – verificar a existência de data limite para o término do trabalho;
    – verificar quem são as pessoas envolvidas e os responsáveis pelo arquivo. Afinal elas serão os responsáveis pelo acompanhamento do processo.

  2. PLANEJAMENTO

    – uma vez levantada as informações, nesta etapa será avaliado o que providenciar. Por exemplo: onde o trabalho será executado (in-loco ou não) e quem será a mão de obra (terceirizada ou própria). É preciso ainda avaliar o dimensionamento dos equipamentos de scanner e computadores bem como EPI’s e o tempo de execução.
    – calcular desempenho de produção, definição do software de captura e do software de GED;
    – criar documentos padrões, definir indicadores para acompanhamento periódico da produção e ações de correção;
    – formalizar etapas de entrega como datas de assinatura, upload e conferência;
    – definir a normatização e padronização da organização documental.

  3. EXECUÇÃO

    – realizar recolhimento dos documentos e entrega baseado no cronograma realizado anteriormente;
    – executar o trabalho de captura seguindo uma metodologia com etapas bem definidas dentro de um processo padrão;
    – realizar acompanhamento e comunicação com os responsável pelo arquivo e interessados no projeto;
    – colher os indicadores periódicos.

  4. FINALIZAÇÃO

    – emissão de relatórios periódicos (importante sinalizar que esta etapa de finalização acontece em todos as etapas do processo);
    – obter o aceite do cliente/usuário final da entrega dos documentos digitais em cada etapa.

BENEFÍCIOS DO PROCESSO DE DIGITALIZAÇÃO

Em suma, trabalhar com a documentação digitalizada representa ganhos significativos para toda a empresa. Vários negócios já se beneficiam deste processo.
Os benefícios vão de ganho de tempo na busca por informação, por consequência maior produtividade, até mais espaço livre. Além disso, a digitalização produz também arquivos com texto pesquisável (OCR) e imagens mais nítidas que proporcionam uma leitura mais clara do conteúdo.
Agora que você já entendeu como digitalizar documentos, as etapas e os benefícios da digitalização, certamente já está pensando em dar o primeiro passo nessa jornada. Caso tenha alguma dúvida, entre em contato com um de nossos especialistas. Descubra como participar dessa revolução digital agora mesmo.

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