COMITÊ GESTOR DO ACERVO ACADÊMICO: CRIAÇÃO E RESPONSABILIDADES

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O ACERVO ACADÊMICO

Antes de mais nada, o acervo acadêmico tem em sua composição todos os documentos produzidos e recebidos por instituições de ensino superior, públicas ou privadas, pertencentes ao sistema federal de ensino. Todos esses documentos fazem parte do histórico acadêmico dos estudantes, e são necessários para comprovar seus estudos e a presença dos mesmos nas instituições.

A gestão desse acervo fica por conta das próprias instituições, que sabem da importância desse serviço para manter a constante evolução do sistema. Nesse sentido, o Ministério da Educação reforça essa importância por meio da portaria n°22, de dezembro de 2017, dispondo sobre a responsabilidade das IES pela guarda e manutenção do acervo acadêmico, que segundo a portaria, deve permanecer organizado e em condições adequadas de conservação, fácil acesso e pronta consulta. Posteriormente em 2018, o MEC, em substituição a portaria 22, promulgou a portaria 315, adicionando que todos os documentos das IES devem ser convertidos para o meio digital e controlados por sistema especializado. Essa ferramenta deverá atender a algumas requisições básicas, a saber:

  1. capacidade de utilizar e gerenciar base de dados adequada para a preservação do acervo acadêmico digital;
  2. forma de indexação que permita a pronta recuperação do acervo acadêmico digital;
  3. método de reprodução do acervo acadêmico digital que garanta a sua segurança e preservação; e
  4. utilização de certificação digital padrão ICP-Brasil, conforme disciplinada em lei, pelos responsáveis pela mantenedora e sua mantida, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do acervo.

Assim como a utilização do GED, dentre as medidas estabelecidas pela portaria, está a constituição de um comitê gestor para elaborar, implementar e acompanhar a política de segurança da informação visando atender aos processos de uso do acervo acadêmico. Continue a leitura para entender como criar o comitê e quais são suas responsabilidades.

O COMITÊ GESTOR DO ACERVO ACADÊMICO

O comitê geralmente tem em sua composição representantes da Secretaria Acadêmica, da Diretoria Acadêmica, do Arquivo Central, do Jurídico e da T.I. Ele deve ser formalizado através de norma, ata ou portaria interna. Em outras palavras, é um órgão de apoio à Secretaria Acadêmica e está vinculado ao processo de guarda e manutenção do acervo acadêmico e demais documentos recebidos e/ou produzidos pela comunidade acadêmica.

RESPONSABILIDADES DO COMITÊ GESTOR

Dentre as responsabilidades do comitê está a aprovação e registro dos processos de trabalho que envolvem o acervo acadêmico digital. Todas as decisões relativas a ferramenta de gestão precisam de aprovação e registro em ata pelo comitê, como por exemplo:

  •  guarda do acervo digital;
  • padronização de organização documental digital;
  • diretrizes de segurança de acesso aos documentos;
  • processos de conversão de acervo para o meio digital;
  • geração de documentos digitais.

Muitas dúvidas são geradas nessa jornada de transformação digital. A Debarry – Inovação e Tecnologia está pronta para lhe auxiliar bem como deixar o caminho da cultura do acervo digital mais claro.

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